Biznesmeni często starają się, aby ich działalność była bardziej wirtualna, przenosząc pracę do Internetu, aby zaoszczędzić pieniądze, być bardziej wydajnym i uwolnić swój czas na strategie i budowanie firmy. Wirtualizacja może obejmować zatrudnianie wirtualnych asystentów (VA): zdolnych, pracowitych freelancerów, którzy często mieszkają w innych krajach – przede wszystkim na Filipinach. Znalezienie, wybór, szkolenie i zarządzanie zagranicznymi pracownikami na odległość może stanowić wyzwanie. Większość z nich mówi w innym języku, żyje w innej kulturze i ma inne podejście do pracy. Chris Ducker, znany jako „Wirtualny Dyrektor Generalny”, wyjaśnia, jak rekrutować i pracować z pracownikami wirtualnymi. GetAbstract poleca spostrzeżenia Duckera, pragmatyczne porady i łatwe do zastosowania metody osobom samozatrudnionym, właścicielom małych firm, osobom rozpoczynającym działalność, przedsiębiorcom i wszystkim, którzy rozważają zatrudnienie VA offshore.
Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze gry szkoleniowe i symulacyjne.
Take-Aways
- Przedsiębiorcy powinni zatrudniać wirtualnych asystentów (VA) do zadań administracyjnych.
- VA, którzy wykonują pracę wysokiej jakości, mogą mieszkać lokalnie lub za granicą.
- VA pomagają przedsiębiorcom budować ich firmy, uwalniając ich od codziennych zadań.
- Proszę korzystać z usług pracowników wirtualnych przy wykonywaniu zadań, które nie sprawiają Państwu przyjemności lub na których się nie znacie, lub przy pracach, które ktoś inny mógłby wykonać lepiej.
- VA potrzebują jasnych celów, ustalonych protokołów i regularnego kierowania.
- VA mogą tworzyć i utrzymywać strony internetowe, projektować grafikę, zajmować się badaniami, optymalizacją wyszukiwarek, tworzyć aplikacje mobilne, produkować filmy wideo i wiele innych.
- Stworzyć „Trifectę szkolenia pracowników tymczasowych” – instrukcje pisemne, audio i wideo.
- Im więcej wysokiej jakości treści zamieszcza Pan w Internecie, tym szybciej rozwija się Pana firma.
- Wielu przedsiębiorców zatrudnia filipińskich pracowników wirtualnych, zdolnych i pracowitych, którzy pobierają niższe opłaty niż pracownicy wirtualni w krajach uprzemysłowionych.
- Ogólny asystent wirtualny może nadzorować, choć nie wykonywać, wszystkie zadania i kierować innymi asystentami wirtualnymi.
Podsumowanie
„Syndrom superbohatera
Jako przedsiębiorca widzi Pan potencjalnie zyskowne nowe możliwości rynkowe, które inni przeoczają. Jest Pani gotowa poświęcić 14 godzin dziennie i założyć wiele różnych kapeluszy, aby osiągnąć sukces. Poczucie, że można i należy wszystko zrobić samemu, jest wielką siłą, ale jest to również zagrożenie zawodowe. To Państwo stworzyli swój biznes, więc będą się nim zajmować – a to oznacza wszystko – sami. To Pan jest szefem, liczącym ziarna i myjącym butelki. Jednak bycie swoim własnym superbohaterem – pewny sposób na szybkie wypalenie – nie jest opłacalną strategią długoterminową.
„Proszę sobie wyobrazić, jak by to było mieć więcej czasu na pracę nad swoim biznesem, zamiast ciągle pracować w biznesie”.
Zamiast tego proszę rozważyć zostanie „wirtualnym CEO”. Zatrudnić wirtualnego asystenta (VA), który zajmie się zadaniami administracyjnymi. Może Pan zatrudnić dodatkowych pracowników do marketingu internetowego, aktualizowania artykułów na blogu, zarządzania mediami społecznościowymi, prowadzenia badań w zakresie optymalizacji wyszukiwania (SEO), publikowania codziennych tweetów, monitorowania poczty elektronicznej itd. Wirtualny zespół oferuje korzyści w postaci oszczędności kosztów i czasu, w tym uwolnienia Państwa dnia na ważniejsze sprawy.
„Batman miał Robina, Sherlock Holmes miał Watsona”.
Niestety, prawie niemożliwe jest znalezienie jednego „super-VA”, który zajmie się wszystkimi wirtualnymi zadaniami, w tym wpisami na blogach, zarządzaniem mediami społecznościowymi, edycją wideo, transkrypcjami audio, tworzeniem stron internetowych, kontaktem i obsługą klienta, spersonalizowanymi zakupami online itd. Zamiast tego należy skupić się na konkretnych zadaniach, które muszą być wykonywane regularnie – i zatrudnić ogólnego asystenta wirtualnego (GVA), który uwolni Państwa czas, aby wykonać pracę, której nikt poza Państwem nie może wykonać.
„Pomysł z super-VA jest… jedynym błędem… jaki ciągle popełniają przedsiębiorcy, którzy zaczynają przygodę z outsourcingiem”.
Do regularnych zadań GVA może należeć monitorowanie stron internetowych konkurencji w celu określenia ich „produktów i cen”, przeprowadzanie analizy wpisów na blogu i stron internetowych w celu ustalenia, które z nich cieszą się największym zainteresowaniem, aktualizowanie kanałów mediów społecznościowych, przepisywanie treści online w celu ich adaptacji na promocyjne infografiki i e-booki, codzienne aktualizowanie kalendarza i strony na Facebooku, przeprowadzanie badań online, wysyłanie i organizowanie e-maili i wiele innych.
„Trzy listy do wolności”
Skuteczna GVA może uwolnić wiele Państwa czasu. Proszę opracować osobistą „Trzy listy do wolności”, w której skatalogowane zostaną konkretne zadania, które mógłby wykonać dla Państwa pracownik biurowy lub GVA. Proszę uwzględnić:
„Zadania, których nie lubi Pan robić” – Proszę zanotować każdą czynność, której Pan nie lubi, jak np. prowadzenie dokumentacji lub zarządzanie zapytaniami klientów – ale nigdy nie delegować sprzedaży. To jest coś, co musi Pan robić sam.
„Zadania, których nie umie Pan wykonywać” – Być może chodzi o tworzenie stron internetowych lub projektowanie graficzne.
„Zadania, których uważa Pan, że nie powinien wykonywać” – Może to być prowadzenie bloga, transkrypcje filmów online lub aktualizowanie treści w mediach społecznościowych.
„Zadania oparte na projektach i rolach
Praktycznie na zewnątrz zleca się albo zadania specyficzne dla danego projektu, albo zadania powtarzające się w zależności od roli. Zadania, którymi mógłby się zająć pracownik wirtualny zatrudniony na pełny etat lub regularnie w niepełnym wymiarze godzin, to m.in:
„Ogólna wirtualna asystentka” – zajmuje się Państwa „niższą pracą online”. „Skala wynagrodzenia: od 500 do 900 dolarów miesięcznie.
„Programista internetowy – wysoko wykwalifikowany specjalista, zazwyczaj samouk. „Skala wynagrodzeń: 600 do 1500 dolarów miesięcznie.
„Grafik” – Opracowuje grafikę tradycyjną i internetową. „Skala wynagrodzeń: od 600 do 1500 dolarów miesięcznie.
„Search engine optimization” lub „Internet marketing VA” – Ci kompetentni pracownicy są na bieżąco ze wszystkimi nowościami w zakresie SEO (ta dziedzina stale się aktualizuje). „Wynagrodzenie: od 600 do 1000 dolarów miesięcznie.
„Pisarz treści – Ten freelancer może tworzyć wpisy na Państwa blogu, opracowywać artykuły i e-booki, przeprowadzać badania i zajmować się innymi zadaniami związanymi z pisaniem. „Skala wynagrodzeń: od 400 do 700 dolarów miesięcznie.
„Edytor wideo” – Ten wykwalifikowany technik tworzy Państwa filmy na YouTube i inne filmy internetowe. „Skala wynagrodzeń: 800 do 2000 dolarów miesięcznie.
„App developer” – Ten obeznany z technologią pracownik projektuje i wykonuje Państwa aplikacje mobilne. „Skala wynagrodzeń: od 1000 do 2500 dolarów miesięcznie.
Znajdowanie i rozmowa kwalifikacyjna z VA
Proszę znaleźć VA poprzez firmy outsourcingowe, strony z ofertami pracy, takie jak oDesk lub Elance, strony internetowe dla freelancerów, serwisy rekrutujące VA oraz media społecznościowe. Proszę napisać jasne opisy stanowisk. Proszę podać nazwę stanowiska, „rodzaj stanowiska”, „strefę czasową pracy”, umiejętności, wymagania dotyczące codziennej sprawozdawczości, wynagrodzenie, dzienny i tygodniowy opis pracy, „zadania kwartalne” oraz „potencjalnie trudniejsze zadania i umiejętności”. Rozważyć, czy potrzebują Państwo pracowników wirtualnych w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, czy też w kombinacji. Zatrudnić pierwszego pracownika VA – Pana GVA – na pół etatu na „10 do 20 godzin tygodniowo”.
„Nie należy mylić budowania zespołu pracowników wirtualnych z prowadzeniem przepełnionego call center lub jakiegoś obskurnego zagranicznego warsztatu pracy.
Proszę wykorzystać Skype lub Google Hangouts do przeprowadzenia bezpośrednich rozmów z potencjalnymi pracownikami wirtualnymi. Kontrakty mogą określać Państwa zadania i wymagania dotyczące pracy, ale nie pomogą Państwu w sądzie z pracownikami zagranicznymi. W przypadku „wirtualnego personelu” należy myśleć „raczej w kategoriach ról niż zadań”. Jeżeli będzie Pan trzymał się mentalności zadań lub projektów, będzie Pan musiał ciągle zatrudniać nowych ludzi. Proszę pomyśleć o rolach, jakie mogą pełnić pracownicy wirtualni, zatrudnić najlepszych ludzi i powierzyć im projekty, do których wykonania mają kwalifikacje.
Szkolenie i zarządzanie pracownikami tymczasowymi
Pracownicy tymczasowi potrzebują kierownictwa. To ludzie, a nie programy komputerowe, które można zainstalować i zapomnieć. Cennymi źródłami szkoleń są VirtualStaffTrainingAcademy.com, która oferuje ponad 15 godzin szkoleń dla filipińskich VA oraz Association of Administrative Assistants (AAA.ca), która również oferuje liczne pomoce szkoleniowe. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy opracować „Trifectę szkolenia VA”:
„Instrukcje pisemne – Proszę obficie korzystać z jasnych, wypunktowanych list.
„Nagrania audio – zwięzłe i łatwe do naśladowania; używać podstawowego języka.
„Nagrania wideo – objaśniać „powtarzające się zadania” za pomocą swobodnych, zabawnych obrazów.
„Jeżeli zauważą Państwo, że wielokrotnie denerwują się Państwo na wirtualnego pracownika z powodu jego pracy lub etyki pracy, to znaczy, że nadszedł czas, aby zwolnić tę osobę”.
Opracować „cheat sheet” procesu, wyjaśniający: „Jeżeli to się stanie, to musi się stać to”. Określić precyzyjne cele dla każdego zadania. Podać przykłady, które pokazują, co dokładnie chce się zrobić. Ustalenie punktów odniesienia. Gdy pracownicy biurowi wiedzą już, co mają robić, należy wrócić do swojej pracy i pozwolić im robić swoje, ale nadal delikatnie, zachęcająco nadzorować. Pomocne może być oprogramowanie do zarządzania projektami; proszę spojrzeć na te strony: Basecamp, Asana, Hive Desk i TeamworkPM.net. Proszę płacić swoim pracownikom tymczasowym na czas.
„Zostań lokalny lub wyjedź za granicę
Dobrego VA można znaleźć zarówno w miejscu zamieszkania, jak i za granicą. Praca z lokalnymi dostawcami usług wirtualnych ma wiele zalet: Państwo i VA są w tej samej strefie czasowej i mogą się łatwo porozumieć. Lokalni pracownicy biurowi częściej podzielają Państwa kulturę, język i etykę pracy. Proszę sprawdzić strony internetowe eaHELP i Zirtual, aby znaleźć wysokiej jakości kandydatów na VA w USA.
„Różnica między wydajnymi pracownikami wirtualnymi, którzy przez długi czas wykonują wspaniałą pracę, a tymi, którzy odchodzą w wirtualną dzicz, leży w tym, jak ich Państwo traktują.
Jeżeli zastanawiają się Państwo nad zatrudnieniem zagranicznego pracownika wirtualnego, proszę rozważyć następujące dwa pytania: Czy outsourcing może negatywnie wpłynąć na Państwa relacje z klientami? I: „Czy ta decyzja jest motywowana kosztami, czy też rezultatami, które mają Państwo nadzieję osiągnąć? Proszę obiektywnie przeanalizować swoje motywy i sytuację, aby stwierdzić, czy wysyłanie pracy za granicę ma sens. Filipiny są popularnym źródłem wysokiej jakości VA i są „zamorskim celem podróży” dla „krajów anglojęzycznych”. Filipińczycy zyskali reputację lojalnych, ciężkich pracowników nastawionych na obsługę klienta, ale – jak większość pracowników offshore – myślą jak pracownicy, a nie jak przedsiębiorcy.
„Budowanie wirtualnego zespołu”
Proszę oczekiwać, że umiejętności Państwa pracowników wirtualnych będą się z czasem rozwijać. Członkowie Państwa wirtualnego zespołu – na przykład grafik, autor treści, specjalista SEO, twórca stron internetowych i tak dalej – muszą ze sobą współdziałać. Godny polecenia GVA może koordynować wysiłki poszczególnych VA i pełnić funkcję kierownika projektu. Z czasem mogą Państwo awansować swojego GVA na wirtualnego kierownika projektu (VPM) lub zatrudnić eksperta VPM. Ustalenie celów dla swoich pracowników wirtualnych, w tym terminów. Ustalić „wskaźniki lojalności” i zapewnić odpowiednie premie. Organizować okresowe wirtualne spotkania zespołu poprzez GoToMeeting, Skype lub Google Hangouts. Stworzenie lokalnych sieci społecznościowych dla swoich specjalistów za pomocą między innymi serwisów Yammer lub Ning.
„Argumenty za treścią”
Państwa wirtualny zespół może pomóc w rozszerzeniu obecności w Internecie, współpracując z Państwem przy tworzeniu wysokiej jakości treści i prowadząc ich agresywny marketing w Internecie. Treści muszą edukować Państwa klientów i prospektów oraz inspirować ich do działania. Informacyjne, pomocne treści online podkreślają produkty i usługi Państwa firmy. Mogą to być filmy wideo, informacje prasowe, wpisy na blogu i strony na Facebooku. Ponieważ to Państwo najlepiej znają swój biznes, mogą Państwo sami tworzyć treści online. Państwa wirtualny zespół może pomóc w ich opracowaniu, tworzeniu, promowaniu i wprowadzaniu na rynek.
„Pierwsze sześć miesięcy”
Proszę wyznaczyć miesięczne kamienie milowe lub cele na pierwsze sześć miesięcy działalności wirtualnej. W ciągu pierwszych trzech miesięcy należy przejść przez każdą pozycję z listy wolności, aby wprowadzić swojego pracownika wirtualnego na wyższy poziom. Co miesiąc dodawać nowe zadania. W czwartym miesiącu należy zastanowić się, czy nie trzeba zatrudnić pracownika do spraw SEO i marketingu internetowego. W piątym miesiącu zlecić pracownikowi obsługi klienta dodawanie świeżych treści do strony internetowej i bloga. W szóstym miesiącu proszę ocenić swoją aktualną sytuację, wykreślając z trzech list wszystkie zadania, którymi zajmuje się Państwa wirtualny zespół.
10 najczęstszych błędów w budowaniu zespołów wirtualnych
Proszę unikać tych 10 błędów w zarządzaniu zespołem wirtualnym:
„Nieumiejętne zarządzanie lub brak chęci do zarządzania zespołem – Aby outsourcing zakończył się sukcesem, musi Pan zarządzać swoimi pracownikami wirtualnymi, ale nie może ich Pan mikromanewrować.
„Wybór złej lokalizacji – Możliwości dostępne w jednym mieście lub regionie mogą nie istnieć w innych. Na przykład na Filipinach można zlecić wprowadzanie danych osobom z mniejszych miast lub prowincji. Obszary mniej zurbanizowane mogą nie mieć pracowników zdolnych do outsourcingu procesów wiedzy.
„Brak analizy potrzeb w zakresie wirtualnego personelu” – Nie należy zlecać żadnych zadań na zewnątrz, dopóki nie ocenią Państwo, czy ma to sens dla Państwa firmy.
„Stosowanie niewłaściwego modelu outsourcingu” – Proszę zasięgnąć opinii innych przedsiębiorców, aby dowiedzieć się, co działa najlepiej. Proszę znaleźć potencjalnych współpracowników na LinkedIn lub w grupach na Facebooku, które zajmują się outsourcingiem.
„Nieodpowiednie wynagrodzenie” – Nie należy wykorzystywać pracowników zagranicznych, płacąc im mniej niż i tak niskie stawki.
„Niezdolność do rozpoznania… kultury” pracownika outsourcingowego – Nie należy oczekiwać, że pracownicy zagraniczni będą myśleć i działać tak jak Państwo. Proszę poszukać w Internecie informacji o kulturze Państwa pracowników. Proszę szanować ich różnice i to, kim są.
„Brak odpowiedniej struktury i komunikacji – Zarządzanie zespołem wewnętrznym nigdy nie jest łatwe. Zarządzanie zespołem pracowników tymczasowych na całym świecie jest jeszcze trudniejsze. Proszę ustanowić protokoły i procesy, które zawierają wszystkie szczegóły dotyczące przydzielonej pracy i sposobu, w jaki Państwa pracownicy biurowi powinni ją wykonać. Proszę dać swoim pracownikom biurowym instrukcję operacyjną, w której zostaną opisane najdrobniejsze szczegóły ich pracy.
„Niechęć do przystosowania się do wirtualnego środowiska pracy – Dzisiaj „50-letni właściciel pralni chemicznej” z obecnością w Internecie może potrzebować porady i wskazówek od „23-letniego specjalisty SEO”. To jest nowa rzeczywistość biznesowa – „wirtualny styl życia biznesowego”.
„Niepełne wykorzystanie wirtualnych talentów – Państwa pracownicy pomocniczy to zdolni, pracowici ludzie, którzy potrzebują ambitnych zadań i chcą się rozwijać wraz z Państwa firmą. Nie należy ich traktować jak zbędnych pracowników. Proszę ich szanować i pomagać im w zwiększaniu ich możliwości.
„Próba outsourcingu zrozumienia” – Tylko Państwo rozumieją specyfikę swojej działalności. Nie należy oczekiwać, że pracownik biurowy będzie zajmował się wszystkimi aspektami działalności Państwa firmy. To jest Pana zadanie.
„Miarą produktywności będzie to, jak dobrze członkowie zespołu wykorzystują regularne raporty, aby informować Państwa o wszystkim, co się dzieje”.
Proszę zaprojektować swój plan outsourcingu tak, aby zaspokoić dokładnie aktualne potrzeby Państwa organizacji, a nie jakiejś wyidealizowanej firmy. Outsourcing nie polega tylko na zatrudnianiu innych ludzi do wykonywania pracy; w idealnej sytuacji outsourcing jest sposobem na osiągnięcie bardziej efektywnej działalności, która daje Państwu wolność od przyziemnych zadań, z którymi pracownik biurowy może sobie poradzić bardziej efektywnie, dzięki czemu mogą Państwo skupić się na budowaniu swojej firmy.
O autorze
Chris Ducker, znany jako „Wirtualny Dyrektor Generalny”, konsultuje strategie dotyczące wirtualnego personelu.