Jako prezenterka wiadomości telewizyjnych przez 20 lat, autorka Suzanne Bates rozumie znaczenie komunikacji. Podchodzi do tego zagadnienia w sposób praktyczny, posługując się przykładami z własnego doświadczenia i historiami znanych osób. Niektóre z jej sugestii pojawiły się już w innych miejscach, więc podtytuł mówiący, że zdradza ona „sekrety” top menedżerów może być nieco naciągany, ale udaje jej się sprowadzić informacje do kilku serii zasad. getAbstract poleca tę książkę jako dobry punkt wyjścia dla osób, które mają tremę przed wystąpieniami publicznymi lub są początkujące w wygłaszaniu przemówień, przewodniczeniu zebraniom lub występowaniu przed tłumem.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze gry biznesowe.
Take-Aways
- Niech przemówienia będą żywe dzięki anegdotom, humorowi i ciekawym faktom.
- Proszę być rozmownym, używać krótkich zdań i unikać żargonu.
- Być zwięzłym. Przemówienie Lincolna z Gettysburga trwało tylko trzy minuty.
- Najlepsi mówcy budują emocjonalny most między sobą a publicznością, często opowiadając osobistą historię.
- Dobre przemówienie ma przesłanie, temat i nie więcej niż trzy punkty pomocnicze.
- Słuchacze nie mogą jednocześnie czytać i słuchać. Jeżeli muszą Państwo używać slajdów, nie należy zawierać zbyt wielu szczegółów.
- Odpowiadając na pytania, należy być krótkim, konkretnym, wyczerpującym i pozytywnym.
- Słuchaczom podobają się przemówienia, w których jest mowa o tym, jak mówca pokonał trudności.
- Spotkania są najbardziej udane, gdy wszyscy w nich uczestniczą. Należy zachęcać wszystkich do zabrania głosu i nie przerywać spotkania, dopóki nie upewnimy się, że nikt nie ma nierozwiązanych problemów.
- Zapraszać tylko tych, którzy są bezpośrednio zaangażowani. Zorganizować nieformalne spotkanie wstępne, przestrzegać porządku obrad i zakończyć je podsumowaniem.
Podsumowanie
Przewodzenie jest komunikacją
Liderzy biznesowi spędzają większość czasu na kontaktach z innymi w ramach swoich firm oraz na komunikacji z opinią publiczną. W rzeczywistości to właśnie rozmowa jest tym, co liderzy robią najczęściej, ponieważ „zadaniem lidera nie jest robienie, lecz komunikowanie tego, co ma być zrobione”. Jednak, chociaż komunikowanie się jest niezbędną umiejętnością każdego lidera, bardzo niewielu liderów jest w tym naprawdę świetnych.
„Można nauczyć się dobrze mówić, ale najpierw trzeba nauczyć się, jak dobrze się mówi”.
W badaniu z 2004 roku 61% z 294 specjalistów stwierdziło, że ich szefowie są słabymi komunikatorami. Jednak 90% zgodziło się, że umiejętność przekazywania informacji jest istotną częścią przywództwa. Gdy szef jest słabym komunikatorem, pracownicy stają się nieufni i zaczynają szukać innych źródeł informacji.
Liderów się tworzy, a nie rodzi
Według badań, wiarygodni liderzy mają następujące cechy:
Uczciwość – Ich zachowanie w biurze i w życiu osobistym świadczy o uczciwości, szczerości i wiarygodności.
Wizja – Potrafią dostrzec i przekazać duży obraz sytuacji. Wiedzą, dokąd chcą, aby zmierzała ich organizacja i potrafią przekazać te cele innym.
Przystępność – Chętnie słuchają. Szukają nowych punktów widzenia i reagują na sugestie innych osób.
Szczodrość w pochwałach – Dostrzegają pracę innych i regularnie udzielają szczegółowych informacji.
„Inteligencja emocjonalna” – Są oddani swojej firmie i stale pracują nad tym, aby mieć dobre relacje z innymi specjalistami, kolegami i pracownikami.
Klarowność – Potrafią wyjaśnić, czego oczekują od innych i upewnić się, że wszyscy zrozumieją przekaz.
Wiedza – Rozumieją swoje branże i są na bieżąco z informacjami o świecie.
Umiejętności – Są doświadczonymi menedżerami, którzy ufają swoim pracownikom, że wykonają swoją pracę.
Odpowiedzialność – Wiedzą, kiedy szukać rady i prosić o informacje. Są odpowiedzialni za swoje działania.
„Wszyscy prezesi, którzy dobrze mówią, byli kiedyś przeciętni, a wielu było okropnych”.
Liderzy niekoniecznie rodzą się z tymi cechami; większość z nich rozwija je tylko poprzez praktykę. Pamiętając, jak ciężko się uczył przed swoim pierwszym wystąpieniem przed Sądem Apelacyjnym w Nowym Jorku, były gubernator Nowego Jorku Mario Cuomo zażartował, że staranne przygotowanie jest kluczem do tego, aby Państwa działania wyglądały na pozbawione wysiłku. Aby stać się „autentycznym liderem”, należy najpierw poćwiczyć, a następnie rozwinąć swój niepowtarzalny głos i osobowość.
„Im wyżej Pan zajdzie i im bardziej jest Pan widoczny, tym bardziej liczy się komunikacja”.
Jeżeli jest Pan autentyczny, ludzie będą się z Panem łączyć. Aby zbudować emocjonalny most z publicznością, trzeba mieć pewność, że ujawni się osobiste informacje. Proszę opowiedzieć o tym, gdzie Państwo dorastali i wspomnieć wczesne doświadczenia, które ukształtowały Państwa charakter. Proszę opowiedzieć o swoich wartościach. Nawet osoby, które nie zgadzają się z poglądami senatora Johna McCaina i generała Colina Powella, szanują ich otwartość. W swoich przemówieniach McCain i Powell mówili o tym, jak pokonali osobiste wyzwania i czego się nauczyli.
„Większość wybitnych liderów powie, że na początku byli przeciętnymi lub nawet kiepskimi mówcami i pisarzami”.
Autentyczność wiąże się z konsekwencją. Krzyk kandydata na prezydenta USA Howarda Deana podczas przemówienia w kampanii wyborczej był niespójny z jego wcześniejszą postawą. Zdezorientowało to wyborców i dało im do zrozumienia, że Dean jest emocjonalnie niestabilny. Ten wybuch szybko zniweczył jego wcześniejszą udaną kampanię.
Osiem sekretów” dobrych mówców
Dobrzy mówcy wiedzą, jak wykorzystać te osiem sekretów:
Mieć duży pomysł – Dobre przemówienie nie musi być długie, ale musi mieć treść. Przemówienie Gettysburskie miało tylko 271 linijek i trwało tylko trzy minuty, a mimo to wielu uważa je za jedno z najlepszych przemówień w historii. Aby wywrzeć wrażenie, należy zawrzeć potężną ideę w jak najmniejszej liczbie słów.
Bądź na czasie – Zamachy terrorystyczne z 11 września 2001 r. miały miejsce tuż przed spotkaniem krajowego stowarzyszenia handlowego. Członek zarządu, który miał otrzymać nagrodę podczas spotkania, zrezygnował z przygotowanego przemówienia i zamiast tego omówił sytuację w kraju.
Proszę się skupić i nie poruszać zbyt wielu tematów – Proszę zabrać słuchaczy w podróż, w której jest tylko kilka celów i upewnić się, że rozumieją trasę.
Proszę być szczerym i uczciwym – Państwa przesłanie musi być zgodne z rzeczywistością. Nawet gdy prawda boli, trzeba ją powiedzieć. Społeczeństwo szanuje i ceni uczciwość.
Przezwyciężać problemy – A przynajmniej sprawiać takie wrażenie. Słuchacze lubią przemówienia, które są radosne i pokazują, że można pokonać trudności.
Patrzeć w przyszłość – Wyjaśnić, co Pan osiągnie i jak to poprawi życie ludzi.
Pozwolić na ujawnienie swoich ludzkich słabości – Wielu prezesów zachowuje się tak, jakby żyli na innej płaszczyźnie niż ich pracownicy lub społeczeństwo. Zamiast tego należy przełamać bariery między sobą a publicznością.
Mieć misję – Powinni Państwo umieć mówić ze znawstwem i entuzjazmem o celach swojej organizacji. Ponadto, prawdziwe przywództwo oznacza opowiadanie się za czymś większym od siebie.
„Trzeba nadać wystąpieniu priorytet i być może postawić je wyżej niż inne działania, które są obecnie w Państwa programie”.
Kierownicy muszą się również nauczyć prowadzenia prezentacji, które różnią się od przemówień. Prezentacje to praktyczne „mowy robocze”, które skupiają się na jednym temacie. Edukują słuchaczy lub sprzedają produkt.
Przemówienia i opowieści
Najpierw należy zaplanować wystąpienie, które będzie miało przesłanie. Po określeniu przesłania, należy przygotować konspekt, w którym znajdą się nie więcej niż trzy punkty pomocnicze. Niech Państwa przemówienia będą żywe dzięki humorowi, ciekawym faktom i anegdotom. Historie to świetny sposób na rozpoczęcie, przejście i zakończenie wystąpienia. Mogą wprowadzać humor lub napięcie. Najlepsze opowieści to oryginalne relacje, z elementem konfliktu i wystarczającą ilością szczegółów, aby ustalić ich realność. Proszę przechowywać plik obserwacji i anegdot, aby móc się do nich odwoływać podczas pisania przemówień.
Publiczność też ma potrzeby
Proszę nie mówić do swoich słuchaczy. Należy raczej zaangażować słuchaczy, mówiąc o ich osiągnięciach. Proszę stosować styl konwersacyjny, krótkie zdania. Proszę wyeliminować żargon.
„Jeśli panuje się nad językiem, panuje się nad rozmową”.
Aby skupić się na potrzebach słuchaczy, należy zastosować „System agendy audytorium”:
Określić swój temat i grupę odbiorców.
Zapisać, czego chcą Państwo, aby słuchacze się nauczyli i co chcą zrobić.
Dowiedzieć się, dlaczego Państwa słuchacze są tam obecni i co ich najbardziej interesuje.
Porównać swój program z potrzebami publiczności. Następnie należy znaleźć wspólną płaszczyznę porozumienia. Jeśli nie można znaleźć wspólnej płaszczyzny, należy ustąpić słuchaczom i dać im to, czego chcą.
„Myślę o prezentacji jako o 'mowie roboczej’. Jest to praktyczne, oparte na treści, konkretne, szczegółowe potraktowanie tematu.”
Prezentacje często wymagają pomocy wizualnych. Mogą one być pomocne, ale łatwo je nadużywać. Należy upewnić się, że wszelkie pomoce wizualne, które Państwo planują, wzmocnią, a nie zdominują Państwa przekaz. Przekaz jest najważniejszy, pomoce wizualne są drugorzędne. Proszę uważać, aby slajdy nie były zbyt szczegółowe. Ludzie nie mogą jednocześnie czytać i słuchać.
Wygłaszanie przemówienia
Kiedy reporterzy przygotowują się do wywiadu, opracowują podstawowe pytania. W 1980 roku, gdy korespondent Roger Mudd zapytał kandydata na prezydenta Teda Kennedy’ego, dlaczego chce zostać prezydentem, Kennedy jąkał się. Nie miał jasnej, krótkiej odpowiedzi. W rezultacie jego kandydatura rozsypała się.
„Każde przemówienie, prezentacja lub inna forma komunikacji wymaga jednej wielkiej idei”.
Aby dobrze wypaść podczas rozmowy kwalifikacyjnej, należy przygotować sobie proste odpowiedzi, które można wykorzystać w odpowiedzi na proste pytania. Podczas rozmowy w studio należy być pewnym siebie. Nawet jeśli otoczenie wydaje się Panu dziwne i denerwujące, proszę zachowywać się tak, jakby było znane.
Podobnie, gdy wychodzi Pan na scenę, niech Pan sprawia wrażenie, że panuje nad sytuacją. Należy się odpowiednio ubrać. Podchodzić do podium z pewnością siebie. Należy być świadomym publiczności i jej preferencji. Co najważniejsze, należy wiedzieć, kiedy przestać. Nikt nigdy nie krytykuje przemówienia za to, że jest zbyt krótkie.
„Przemawianie jest jak wyścigi konne – trzeba dobrze zacząć”.
Nawet najbardziej doświadczeni mówcy mogą się poprawić. Trener może pomóc w określeniu mocnych i słabych punktów w treści i sposobie wygłaszania – lub można dokonać samooceny. Proszę przećwiczyć swoje wystąpienie przed osobami, którym Państwo ufają. Nagrywać siebie.
Ukształtować swoje wystąpienie tak, aby było odpowiednie dla grupy, do której będzie się zwracać. Na przykład przemówienie do zarządu i przemówienie do klientów będą oczywiście bardzo różne w stylu i treści.
Czas na pytania
Po większości wystąpień odbywają się sesje pytań i odpowiedzi, aby słuchacze mieli możliwość przedstawienia swoich racji i dowiedzenia się czegoś więcej od mówcy. Jeżeli słuchacze zadają pytania, to znaczy, że wykonali Państwo swoje zadanie jako mówcy.
„Szczerość jest niezbędna w przywództwie, niezależnie od tego, czy kandyduje się na urząd, czy prowadzi firmę.
Brak pytań jest złym znakiem, oznacza, że słuchacze są albo niezaangażowani, albo mają problemy głębsze, niż sądzą, że można je rozwiązać. Odpowiadanie na pytania może być trudne. Jeżeli nie jest Pan przygotowany, ryzykuje Pan ujawnienie tajemnicy, naruszenie prywatności, podeptanie wrażliwego obszaru lub nawet wszczęcie sporu sądowego.
„Abraham Lincoln powiedział kiedyś: 'Gdybym miał dwie twarze, czy nosiłbym tę?'”.
Proszę przestrzegać poniższych zasad, gdy musi Pan odpowiadać na pytania w sesji pytań i odpowiedzi:
Zachować spokój – Bez względu na to, jak bardzo konfrontacyjna może być atmosfera, należy zachować serdeczność. Słuchać uważnie. Nigdy nie strofować ani nie wyśmiewać pytającego. Proszę być empatycznym.
Bądźcie szczerzy – Po pierwsze, trudno będzie Państwu śledzić uniki. Po rozpoczęciu trzeba pamiętać, co się powiedziało, co może być trudne, zwłaszcza pod presją. Słuchacze mogą wybaczyć pomyłkę, ale nie będą tolerować kłamstwa. Jeżeli nie zna Pan odpowiedzi, proszę się do tego przyznać. Słuchacze to wybaczą.
Zachować otwartość umysłu – Słuchać ukrytych emocji. Czasami pytający nie pytają o to, co naprawdę chcą wiedzieć.
„Krótkie przemówienia, wielkie idee – oto cały sekret”.
Do sesji pytań i odpowiedzi można się przygotować. Proszę pomyśleć o najbardziej drażliwych pytaniach, jakie mogą zadać Państwa słuchacze. Zapisać swoje odpowiedzi. Im bardziej emocjonalne pytanie, tym więcej czasu należy poświęcić na przygotowanie odpowiedzi.
Odpowiadając na trudne pytania, należy mówić krótko, konkretnie, wyczerpująco i pozytywnie. Zawsze należy szukać możliwości przekształcenia tego, co negatywne, w to, co pozytywne. Nie należy próbować odrzucać drażliwych pytań. Tylko pogorszą Państwo sytuację.
Mówcy, którzy mają doświadczenie w pracy z trudną publicznością, zalecają wcześniejsze nieformalne spotkanie z przedstawicielami publiczności. Proszę dowiedzieć się, co im przeszkadza i co wywołuje u nich emocje.
Jak prowadzić spotkanie
Większość ludzi nie lubi spotkań, ale to dlatego, że tak wiele z nich nie przynosi żadnych rezultatów. Organizowanie spotkań, które rzeczywiście działają, to podstawowa umiejętność przywódcza. Zanim zwołają Państwo spotkanie, proszę upewnić się, że ma ono jakiś cel. Czy coś by się stało, gdyby przełożyli Państwo spotkanie lub w ogóle go nie zorganizowali?
Po ustaleniu celu spotkania, należy zaprosić tylko osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane lub które będą odpowiedzialne za realizację planu. Przed spotkaniem należy skontaktować się z uczestnikami, aby poinformować ich o tematach, które chcieliby Państwo omówić. Poprosić ich o dodatkowe sugestie. Opracować i rozpowszechnić porządek obrad. Budowanie uczestnictwa poprzez zachęcanie wszystkich do wypowiedzi i pytanie, czy uczestnicy mają jakieś nierozwiązane kwestie lub czy mają coś jeszcze do powiedzenia.
Podsumować kluczowe punkty spotkania, ale robić to ostrożnie. Wyjaśnienie różnych pomysłów i propozycji wymaga koncentracji. Uzyskać konsensus co do następnego kroku. Nawet wtedy w grupie mogą wystąpić konflikty. Należy upewnić się, że członkowie grupy otwarcie odnoszą się do konfliktów. W miarę jak będą pracować nad swoimi różnicami, będą posuwać się do przodu razem jako zespół.
O Autorce
Suzanne Bates przez 20 lat była wielokrotnie nagradzaną prezenterką telewizyjną. Jest członkiem Rady Liderów Centrum Biznesu i Rządu Uniwersytetu Harvarda oraz laureatką Associated Press News Award.