Każdy, kto ma pracę, przynajmniej raz doświadczył tej frustracji: zamiast robić coś produktywnego, traci się godzinę na spotkaniu, na którym nie dzieje się nic wartościowego. Ale dobra wiadomość jest taka, że istnieje lepszy sposób. Adam Bryant, dyrektor redakcyjny ds. dziennikarstwa na żywo w The New York Times, proponuje Państwu proste, ale skuteczne sposoby, aby przestać organizować złe spotkania. Zaczyna od podstawowych działań, a następnie przechodzi do bardziej złożonych tematów, takich jak zarządzanie dynamiką osobowości. getAbstract poleca ten artykuł każdemu, kto regularnie organizuje spotkania lub w nich uczestniczy, a także każdemu, kto chce przestać marnować swój czas.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze gry biznesowe.
Take-Aways
- Podstawowe zasady prowadzenia efektywnego spotkania to ustalenie porządku obrad, punktualne rozpoczęcie i zakończenie oraz plan działania.
- Każdy uczestnik spotkania musi mieć swoją rolę i wiedzieć, jaka ona jest.
- Aby zachęcić do dyskusji, należy omówić porządek obrad i cele, ale nie przedstawiać swoich przemyśleń.
- Należy zarządzać osobowościami, aby każda osoba miała swój wkład w dyskusję.
- Ustalić, które spotkania są konieczne. Jeżeli jest to trudne, należy je wszystkie odwołać i zobaczyć, czego ludziom brakuje.
Podsumowanie
Jeżeli chodzi o prowadzenie efektywnych spotkań, istnieją trzy podstawowe zasady, których każdy powinien przestrzegać: 1) mieć porządek obrad, 2) zaczynać i kończyć punktualnie, 3) kończyć z planem działania.
Poza tymi podstawowymi wytycznymi, prowadzący spotkania mogą podjąć dalsze działania, aby dyskusje były produktywne, a nie były tylko stratą czasu wszystkich uczestników:
„Nadaj każdemu rolę” – Jeżeli powie Pan ludziom, po co jest spotkanie i czego Pan od nich oczekuje, chętniej wezmą w nim udział. Czy spotkanie ma służyć burzy mózgów, ustaleniu planu działania, wydaniu polecenia czy jeszcze czemuś innemu? Proszę jasno określić swoje intencje: Czy Państwa cel to „żarówka” czy „pistolet” – to pomysł czy rozkaz? Wyjaśnić z góry, kto ma ostateczny głos w sprawie decyzji; czy jest to tylko jedna osoba, czy też konsensus.
„Kontrolować spotkanie, a nie rozmowę – Aby zachęcić do dyskusji, należy przedstawić porządek obrad i cele, ale nie proponować swoich przemyśleń. Jako prowadzący spotkanie, gdy deklaruje Pan swoją opinię przed dyskusją, uczestnicy mogą stać się kiwającymi głowami bez własnych pomysłów. Zamiast tego należy najpierw poznać wszystkie fakty i opinie uczestników. Zadaniem lidera spotkania jest podjęcie właściwej decyzji na końcu spotkania, a nie na jego początku.
„Niech każdy się przyłoży” – Jeżeli chodzi o zbieranie faktów i opinii, głośni uczestnicy mogą zepchnąć na bok bardziej powściągliwe osobowości. Państwa obowiązkiem jako prowadzącego spotkanie jest zapewnienie każdej osobie możliwości wypowiedzenia się. Jednym ze sposobów na wyrównanie szans jest uczynienie każdego sędzią. Proszę zapisać pomysły na białej tablicy i dać każdemu zestaw karteczek z napisami „Ładne!”, „Wow!” i „Co za różnica!”. „Wow!” i „Kogo to obchodzi?”. Przejrzeć każdy pomysł i aby nie dopuścić do tego, aby opinia jednej osoby wpłynęła na opinię innej, każdy pokazuje kartę w tym samym czasie. Jeśli pomysł jest „Wow!”, to zostaje, jeśli „Kogo to obchodzi?”, to pomysł przechodzi, a „Ładny!” oznacza „może”.
„Spraw, aby spotkania były niezbędne” – Wreszcie należy upewnić się, że wszystkie spotkania są niezbędne. Co kilka miesięcy należy przeprowadzić audyt spotkań. Proszę sprawdzić, które z nich są naprawdę potrzebne. Jeżeli jest to trudne, proszę je wszystkie odwołać i zobaczyć, czego ludziom brakuje.
O autorze
Adam Bryant jest twórcą serii Corner Office w The New York Times, gdzie pełni funkcję dyrektora redakcyjnego ds. dziennikarstwa na żywo.