„Nie możemy robić wszystkiego na raz. Albo ustalimy priorytety i skupimy się na ważnych zadaniach, albo wszystko się posypie. Poza tym, dlaczego marnujemy tyle czasu na jałowe dyskusje i zbędne czynności?”

Dzięki symulacji uczestnicy doświadczą i zrozumieją:

  • Na czym polega optymalna organizacja czasu,
  • Jakie korzyści biznesowe (m.in. poprawę wyniku finansowego) przynosi efektywne wykorzystanie czasu i ludzi
  • Jak ustalać priorytety i w przypadku nadmiaru zadań rezygnować z tych mniej ważnych
  • Jak zarządzać zadaniami w zespole – komu przydzielać które zadania
  • Jak ustalać racjonalnie terminy realizacji zadań
  • Jak planować kolejność realizacji zadań i unikać marnowania czasu

Czas trwania samej symulacji: 1 dzień (wraz z analizami i omówieniami)
Czas trwania symulacji wzbogaconej o warsztat dot. zarządzania czasem: 2 dni

Charakterystyka symulacji:

Na rynku (przedstawionym w formie kilku współzależnych symulacji planszowych) konkuruje od czterech do ośmiu przedsiębiorstw sprzedających… czas. Ściślej ujmując, wynajmują one swoich fachowców na określony czas – niczym firmy prawnicze, agencje tłumaczy symultanicznych, wynajem kierowców itp.

Każda z tych firm dysponuje na początku symulacji tymi samymi zasobami (ludzie, wiedza, czas, pieniądze). Każda z firm dostaje też tyle samo „zamówień od klientów” na identyczną liczbę godzin pracy. Zapytania te są zróżnicowane – jedne wymagają od dostawcy znajomości angielskiego, a inne wiedzy technicznej. Uczestnicy sami decydują więc, któremu ze swoich „wirtualnych pracowników” przydzielą to zadanie – optymalizując podział zadań i wynikające z tego koszty (różni pracownicy mają różne stawki wynagrodzeń).

Zadań jest więcej niż zespół może wykonać, są w różnym stopniu opłacalne (klient płaci więcej lub mniej), niektóre kolidują ze sobą pod względem terminu realizacji lub wykorzystania zasobów. Gracze muszą więc ustalić priorytety – wszystkich zadań na pewno nie zrobią, a jeśli z czymś się spóźnią, zapłacą dotkliwe kary.

Dodatkowym utrudnieniem są zmiany które klienci zgłaszają w trakcie realizacji kontraktów, opóźnienia zewnętrznych kooperantów, nagłe dodatkowe i obowiązkowe czynności (np. niezapowiedziana kontrola skarbowa). Zdarzają się też „choroby” kluczowych „pracowników” w samym środku prowadzonego projektu, oraz inne niespodzianki analogiczne do tych z „realnego świata”.

Im więcej lepiej płatnych zadań (o wyższym priorytecie) zrealizuje grupa, tym więcej zarobi i wygra grę. Ale jeśli podejmie się zadań nieopłacalnych, spóźni się, nie wykorzysta efektywnie czasu swoich pracowników, albo nie poradzi z niespodziewaną zmianą, poniesie dotkliwe koszty. W efekcie uzyska gorszy wynik finansowy i przegra więc z konkurencją…

Rodzaje decyzji podejmowanych przez uczestników:

Planowanie i ustalanie priorytetów

  • Określenie celów, które grupa chce osiągnąć w czasie gry (w tym mierniki, oraz terminy ich realizacji – SMART)
  • Określenie kryteriów, na podstawie decydujemy czy zadanie jest priorytetowe czy nie
  • Ustalenie głównego planu działania w czasie gry, strategii dla gry

Przydzielanie zadań „pracownikom”

  • Ustalenie, które zadania opłaca się przypisywać którym pracownikom (relacja przychodu z kontraktu do kosztu wynagrodzenia pracownika i kosztu wykorzystania innych zasobów)
  • Dzielenie zadań na poszczególnych pracowników w ramach realizowanych projektów, uwzględniając wyznaczone terminy i czasochłonność zadań
  • Planowanie rezerw (ludzi i czasu) na wypadek nieprzewidzianych zadań do przydzielenia
  • Dzielenie czasu pracowników pomiędzy czas na prace dla klientów, czas na zadania bieżące (np. raportowanie) i czas na rozwój (np. wysyłanie na szkolenia)

Codzienne, operacyjne zarządzanie czasem

  • Przyjmowanie lub odrzucanie zleceń od klientów
  • Operacyjne planowanie realizacji zleceń – kolejność realizacji, czasochłonność, itp.
  • Radzenie sobie ze zmianami oczekiwań klientów (zmiany w kontraktach)
  • Radzenie sobie z niespodziankami (opóźnienia, choroby…)
  • Optymalizacja wykorzystania czasu poprzez rezygnację ze zbędnych zadań (realizowanych tylko z przyzwyczajenia) i likwidowanie tzw. złodziei czasu.
Time Simulation – zarządzanie czasem, efektywność osobista i zespołu
5 (100%) 1 vote