„Nie możemy robić wszystkiego na raz. Albo ustalimy priorytety i skupimy się na ważnych zadaniach, albo wszystko się posypie. Poza tym, dlaczego marnujemy tyle czasu na jałowe dyskusje i zbędne czynności?”
REALIZACJA
Wszystkie nasze gry realizujemy online i na salach szkoleniowych.
UCZESTNICY SYMULACJI DOŚWIADCZĄ I ZROZUMIEJĄ
- na czym polega optymalna organizacja czasu,
- jakie korzyści biznesowe, między innymi poprawę wyniku finansowego, przynosi efektywne wykorzystanie czasu i ludzi,
- jak ustalać priorytety i w przypadku nadmiaru zadań rezygnować z tych mniej ważnych,
- jak zarządzać zadaniami w zespole — komu przydzielać które zadania,
- jak racjonalnie ustalać terminy realizacji zadań,
- jak planować kolejność realizacji zadań i unikać marnowania czasu.
CZAS TRWANIA
Czas trwania samej symulacji: 1 dzień, wraz z analizami i omówieniami.
Czas trwania symulacji wzbogaconej o warsztat dotyczący zarządzania czasem: 2 dni.
CHARAKTERYSTYKA SYMULACJI
Na rynku, przedstawionym w formie kilku współzależnych symulacji planszowych, konkuruje od czterech do ośmiu przedsiębiorstw sprzedających… czas. Ściślej ujmując, wynajmują one swoich fachowców na określony czas — podobnie jak firmy prawnicze, agencje tłumaczy symultanicznych czy firmy wynajmujące kierowców.
Każda z tych firm dysponuje na początku symulacji tymi samymi zasobami: ludźmi, wiedzą, czasem i pieniędzmi. Każda z firm dostaje też tyle samo „zamówień od klientów” na identyczną liczbę godzin pracy. Zapytania te są zróżnicowane — jedne wymagają od dostawcy znajomości angielskiego, a inne wiedzy technicznej.
Uczestnicy sami decydują, któremu ze swoich „wirtualnych pracowników” przydzielą dane zadanie, optymalizując podział zadań i wynikające z tego koszty. Różni pracownicy mają różne stawki wynagrodzeń.
Zadań jest więcej, niż zespół może wykonać. Są one w różnym stopniu opłacalne, ponieważ klient płaci więcej lub mniej. Niektóre kolidują ze sobą pod względem terminu realizacji lub wykorzystania zasobów. Gracze muszą więc ustalić priorytety — wszystkich zadań na pewno nie zrobią, a jeśli z czymś się spóźnią, zapłacą dotkliwe kary.
Dodatkowym utrudnieniem są zmiany, które klienci zgłaszają w trakcie realizacji kontraktów, opóźnienia zewnętrznych kooperantów oraz nagłe dodatkowe i obowiązkowe czynności, np. niezapowiedziana kontrola skarbowa. Zdarzają się też „choroby” kluczowych „pracowników” w samym środku prowadzonego projektu oraz inne niespodzianki analogiczne do tych z realnego świata.
Im więcej lepiej płatnych zadań, czyli zadań o wyższym priorytecie, zrealizuje grupa, tym więcej zarobi i tym większą ma szansę wygrać grę. Jeśli jednak podejmie się zadań nieopłacalnych, spóźni się, nie wykorzysta efektywnie czasu swoich pracowników albo nie poradzi sobie z niespodziewaną zmianą, poniesie dotkliwe koszty. W efekcie uzyska gorszy wynik finansowy i przegra z konkurencją.
RODZAJE DECYZJI PODEJMOWANYCH PRZEZ UCZESTNIKÓW
Planowanie i ustalanie priorytetów
- określenie celów, które grupa chce osiągnąć w czasie gry, w tym mierników oraz terminów ich realizacji zgodnie z zasadą SMART,
- określenie kryteriów, na podstawie których zespół decyduje, czy zadanie jest priorytetowe,
- ustalenie głównego planu działania i strategii na czas gry.
Przydzielanie zadań „pracownikom”
- ustalenie, które zadania opłaca się przypisywać którym pracownikom, z uwzględnieniem relacji przychodu z kontraktu do kosztu wynagrodzenia pracownika i kosztu wykorzystania innych zasobów,
- dzielenie zadań między poszczególnych pracowników w ramach realizowanych projektów, z uwzględnieniem terminów i czasochłonności zadań,
- planowanie rezerw ludzi i czasu na wypadek nieprzewidzianych zadań do przydzielenia,
- dzielenie czasu pracowników pomiędzy pracę dla klientów, zadania bieżące, np. raportowanie, oraz rozwój, np. udział w szkoleniach.
Codzienne, operacyjne zarządzanie czasem
- przyjmowanie lub odrzucanie zleceń od klientów,
- operacyjne planowanie realizacji zleceń — kolejność realizacji, czasochłonność itp.,
- radzenie sobie ze zmianami oczekiwań klientów, w tym zmianami w kontraktach,
- radzenie sobie z niespodziankami, takimi jak opóźnienia czy choroby,
- optymalizacja wykorzystania czasu poprzez rezygnację ze zbędnych zadań, realizowanych tylko z przyzwyczajenia, oraz likwidowanie tzw. złodziei czasu.
„Czas to najrzadszy z zasobów. Jeśli nie potrafimy nim zarządzać, nie potrafimy zarządzać niczym innym.”
— Peter Drucker